приказом генерального директора Центра по координации и контролю за функционированием рынка ценных бумаг от 11 февраля 2009 года № 2009-12
к Положению об учете профессиональным участником рынка ценных бумаг совершаемых им операций и сделок на рынке ценных бумаг, хранении документов по их учету
Заголовок дела | К-во дел (томов) | Срок хранения дела* | Примечание | |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
01 — Руководство | ||||
01-01 | Устав, решение и договор об учреждении, лицензия на право осуществления профессиональной деятельности | Постоянно, статьи 31а, 32, 40 | ||
01-02 | Внутренние документы профессионального участника (Инструкция о внутреннем контроле, Инструкция об информационной безопасности профессионального участника и т. п.) | Постоянно1, статья 27а | 1При поступлении в один госархив на хранение принимаются документы от руководящего органа | |
01-03 | Положения о филиалах или представительствах профессионального участника | Постоянно, статья 34 | ||
01-04 | Документы, удостоверяющие государственную регистрацию юридического лица (свидетельство о государственной регистрации юридического лица, разрешение на изготовление печати и штампа с эскизом) | Постоянно, статья 33 | ||
01-05 | Протоколы заседаний органов управления профессионального участника | Постоянно2, статья 18а, ж | 2 Присланные для сведения — до минования надобности | |
01-06 | Приказы профессионального участника по основной деятельности | Постоянно1, статья 25а | 1Присланные для сведения до минования надобности | |
01-07 | Приказы профессионального участника по административно-хозяйственным вопросам | 5 лет, статья 25г | ||
01-08 | Документы по надлежащей проверке клиентов профессионального участника | 5 лет1, | 1После осуществления операций с ценными бумагами или прекращения деловых отношений с клиентами | |
01-09 | Договоры имущественного страхования | 5 лет1, статья 377 | 1После истечения срока действия договора | |
01-10 | Описи дел постоянного хранения профессионального участника, передаваемых на хранение | Постоянно1, статья 129а | 1Не утвержденные — до минования надобности | |
01-11 | Описи дел временного хранения профессионального участника, передаваемых на хранение | 5 лет2, статья 129б | 2После уничтожения дел | |
01-12 | Журналы учета внутренних документов (приказов, положений, инструкций, уставов и т. п.) | Постоянно1, статья 120а | 1Хранятся в организациях. Подлежат приему в госархив, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата | |
01-13 | Журналы учета входящей и исходящей корреспонденции | 5 лет | ||
01-14 | Книги учета поступления и выбытия документов для учета в ведомственном архиве | На госхранение не передаются, хранятся в организации, статья 137 | ||
01-15 | Карточки-заместители на документы, выданные из ведомственного архива | 5 лет1 | 1При условии возвращения дела | |
01-16 | Личные дела сотрудников (заявления, автобиографии, копии приказов, выписки из приказов, характеристики, анкеты) | 75 лет ЭПК, статья 588б | ||
01-17 | Документы, подтверждающие соблюдение квалификационных требований (квалификационный аттестат, стаж работы) | До востребования1, статья 593 | 1Не востребованные | |
01-18 | Приказы профессионального участника по личному составу | 75 лет ЭПК, статья 25б | ||
01-19 | Документы, являющиеся основанием к приказам по личному составу (заявления, объяснительные записки и | 5 лет, статья 587 | ||
01-20 | Трудовые договоры (контракты) и соглашения, не вошедшие в состав личных дел | 75 лет ЭПК, статья 589 | ||
01-21 | Личные карточки сотрудников (в том числе временных сотрудников) | 75 лет ЭПК, статья 590 | ||
01-22 | Книги (журналы) выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним | 75 лет, статья 616д | ||
01-23 | Дела фондов (исторические справки к фондам, акты проверки наличия и состояния дел, акты приема и передачи документов на госхранение, акты о выделении документов профессионального участника к уничтожению, о недостачах и неисправимых повреждениях документов) | Хранятся в организациях1,
| 1При ликвидации организаций передаются на госхранение | |
01-24 | Лист фонда | Постоянно, статья 128 | ||
02 — Бухгалтерские документы | ||||
02-01 | Документы, подтверждающие образование уставного фонда, соблюдения требований к системе обязательных нормативов профессионального участника (годовой бухгалтерский баланс, аудиторские заключения, уведомления уполномоченному государственному органу по регулированию рынка ценных бумаг и т. п.) | Постоянно, статьи 231, 310б, 80 | ||
02-02 | Документы сводной годовой бухгалтерской отчетности (бухгалтерские отчеты, балансы профессионального участника, объяснительные записки к ним) | Постоянно, статья 310а | ||
02-03 | Документы годовой бухгалтерской отчетности (бухгалтерские отчеты, балансы профессионального участника, объяснительные записки к ним) | Постоянно, статья 310б | ||
02-04 | Документы квартальной бухгалтерской отчетности (бухгалтерские отчеты, балансы профессионального участника, объяснительные записки к ним) | 5 лет1, статья 310в | 1При отсутствии годовых — постоянно | |
02-05 | Лицевые счета сотрудников | 75 лет ЭПК, статья 327а | ||
02-06 | Расчетные (расчетно-платежные) ведомости | 5лет1, статья 331 | 1При отсутствии лицевых счетов — 75 л. | |
02-07 | Первичные документы и приложения к ним, которые являются основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, банковские поручения, справки о депонировании денежных средств, выписки из банков, блок-счета, ведомости, авизо, корешки чековых книжек, счет-фактуры, наряды на работу, акты о приеме, сдаче и списании имущества, табели, квитанции, накладные, авансовые, товарные отчеты) | 5 лет1, статья 326 | 1При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения | |
02-08 | Документы (акты, справки, докладные записки, заключения) о проведении ревизий финансово-хозяйственной деятельности профессионального участника | 5 лет1, статья 357 | 1При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения | |
03 — Документы по профессиональной деятельности инвестиционного посредника | ||||
03-01 | Отчеты о сделках по реализованным государственным активам на фондовой бирже | 5 лет1, статья 369 | 1После погашения | |
03-02 | Отчеты брокеров и дилеров по результатам сделок с ценными бумагами | 5 лет1, статья 369 | 1После погашения | |
03-03 | Отчеты по реализованным ценным бумагам на определенную дату | 5 лет1, статья 369 | 1После погашения | |
03-04 | Реестры по реализованным сделкам | 5 лет1, статья 369 | 1После погашения | |
03-05 | Списки приватизированных предприятий, пакет акций которых размещен на торгах фондовой биржи | Постоянно1, | 1При наличии в организации подлинников копии документов — до минования надобности | |
03-06 | Документы, подтверждающие поступление денежных средств клиента (платежные поручения, выписки из банков, акты) | 5 лет1, статья 326 | 1При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения | |
03-07 | Выписки из протоколов конкурсных торгов | 10 лет | ||
03-08 | Договоры с клиентами об оказании услуг | 5 лет1 ЭПК, статья 359 | 1После истечения срока действия договора при условии завершения ревизий | |
03-09 | Поручения депо Центральному депозитарию ценных бумаг на вывод ценных бумаг на торги или снятия с торгов | 15 лет | ||
03-10 | Поручения фондовой бирже на вывод ценных бумаг на торги или снятия с торгов | 15 лет | ||
04 — Документы по профессиональной деятельности депозитария | ||||
04-01 | Отчеты депозитария по договорам, заключенным с клиентами | 5 лет | ||
04-02 | Доверенности на право распоряжения счетом депо | 5 лет | ||
04-03 | Анкеты счета депо юридических лиц / физических лиц с образцами подписей и оттиска печати | 15 лет | ||
04-04 | Карточки счета депо юридических лиц / физических лиц с образцами подписей и оттиска печати | 15 лет | ||
04-05 | Договоры об открытии счета депо, корреспондентского счета депо, эмиссионного счета депо и счета депо доверительного управляющего инвестиционными активами | 5 лет1 ЭПК, статьи 359, 226 | 1После истечения срока действия договора при условии завершения ревизий | |
04-06 | Договоры по сделкам с ценными бумагами (купли-продажи, мены, дарения, наследования, залога и других действий) | 5 лет ЭПК 1, статья 285 | 1После истечения срока действия договора | |
04-07 | Депозитарные договоры об обслуживании участников торговой системы | 5 лет1, статья 447 | 1После истечения срока договора | |
04-08 | Учетный регисмр внебиржевых сделок с ценными бумагами | Постоянно, статья 57 | ||
04-09 | Поручения депо на прием на хранение или изъятие ценных бумаг | 15 лет | ||
04-10 | Поручения депо на зачисление / списание ценных бумаг | 15 лет | ||
04-11 | Поручения депо на перевод ценных бумаг | 15 лет | ||
04-12 | Поручения депо на внесение изменений в анкеты / карточки счетов депо | 15 лет | ||
04-13 | Поручения депо на открытие/ закрытие счета депо | 15 лет | ||
04-14 | Поручения депо на назначение оператора | 15 лет | ||
04-15 | Поручения депо на блокирование ценных бумаг | 15 лет | ||
04-16 | Поручения депо на разблокирование ценных бумаг | 15 лет | ||
04-17 | Поручения депо на передачу ценных бумаг в залог / возврат ценных бумаг из залога | 15 лет | ||
05 — Документы по профессиональной деятельности инвестиционного фонда | ||||
05-01 | Отчеты инвестиционного фонда по результатам сделок с ценными бумагами | Постоянно, статья 370а, б | ||
05-02 | Документы, касающиеся инвестиционного портфеля инвестиционного фонда (отчеты, расчетный счет, бизнес-планы, акты, проспект эмиссии) | 25 лет | ||
05-03 | Документы, подтверждающие наличие доли инвестиционного фонда предприятиям инвестиционного портфеля (отчеты, расчетный счет, бизнес-планы, акты, проспект эмиссии) | 15 лет | ||
05-04 | Документы по выплате вознаграждений членам наблюдательного совета, доверительному управляющему инвестиционными активами, депозитарию (поручения, поручения депо, акты, ордера, ведомости, выписки) | 5 лет1, статья 326 | 1При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения | |
05-05 | Договоры, заключенные с доверительным управляющим инвестиционными активами | 5 лет1 ЭПК, статья 359 | 1После истечения срока действия договора при условии завершения ревизий | |
06 — Документы по профессиональной деятельности доверительного | ||||
06-01 | Отчеты доверительного управляющего инвестиционными активами по результатам сделок с ценными бумагами | Постоянно1, статья 370а,б | ||
06-02 | Акты выполненных работ | 5 лет, статья 337 | ||
06-03 | Договоры об управлении инвестиционными активами (инвестиционного фонда, приватизационного инвестиционного фонда и других) | 5 лет1 ЭПК, статья 359 | 1После истечения срока действия договора при условии завершения ревизий | |
06-04 | Поручения депо депозитарию на предоставление реестров акционеров | 15 лет | ||
06-05 | Поручения (инвестиционному фонду, приватизационному инвестиционному фонду и другим) на выплату дивидендов акционерам | 15 лет | ||
06-06 | Поручения депо депозитарию на прием на хранение или изъятие ценных бумаг | 15 лет | ||
06-07 | Поручения расчетно-клиринговой палате на вывод ценных бумаг на торги или изъятие с торгов | 15 лет | ||
07 — Документы по профессиональной деятельности инвестиционного консультанта | ||||
07-01 | Отчеты инвестиционного консультанта по договорам, заключенным с клиентами | Постоянно1 | 1В организациях, не являющихся источниками комплектования госархивов, после ликвидации организации | |
07-02 | Акты выполненных работ | 5 лет, статья 337 | ||
07-03 | Договоры с клиентами об оказании услуг | 5 лет1 ЭПК, статья 359 | 1После истечения срока действия договора при условии завершения ревизий | |
07-04 | Договоры об информационном взаимодействии с профессиональными участниками | 5 лет1, статья 447 | 1После истечения срока договора | |
07-05 | Поручения депо Центральному депозитарию ценных бумаг на предоставление информации по проспектам эмиссии ценных бумаг | 15 лет | ||
08 — Документы по профессиональной деятельности трансфер-агента | ||||
08-01 | Отчеты трансфер-агента по результатам сделок с ценными бумагами | Постоянно1 | 1В организациях, не являющихся источниками комплектования госархивов, до ликвидации организации | |
08-02 | Акты выполненных работ | 5 лет, статья 337 | ||
08-03 | Договоры с клиентами об оказании услуг | 5 лет1 ЭПК, статья 359 | 1После истечения срока действия договора при условии завершения ревизий | |
08-04 | Договоры с депозитариями об информационном взаимодействии | 5 лет1, статья 447 | 1После истечения срока договора | |
08-05 | Поручения депо депозитарию на регистрацию сделок с ценными бумагами | 15 лет | ||
08-06 | Поручения депо депозитарию на списание ценных бумаг со счета депо владельцев или размещение на счет депо владельцев | 15 лет | ||
08-07 | Поручения депо Центральному депозитарию ценных бумаг на предоставление реестров владельцев ценных бумаг | 15 лет | ||
08-08 | Поручения депо Центральному депозитарию ценных бумаг на предоставление информации по проспектам эмиссии ценных бумаг | 15 лет | ||
09 — Документы организатора торгов ценными бумагами | ||||
09-01 | Отчеты организатора внебиржевых торгов ценными бумагами по результатам сделок с ценными бумагами | Постоянно1 | 1В организациях, не являющихся источниками комплектования госархивов, до ликвидации организации | |
09-02 | Годовые отчеты об обработке поручения на поставку ценных бумаг, об обработке ведомости обязательств, по клирингу по сделкам, заключенным на фондовой бирже / на внебиржевых торговых системах | Постоянно, статья 370а | ||
09-03 | Полугодовые отчеты об обработке поручения на поставку ценных бумаг, об обработке ведомости обязательств, по клирингу по сделкам, заключенным на фондовой бирже / на внебиржевых торговых системах | 10 лет, статья 370б | ||
09-04 | Квартальные отчеты об обработке поручения на поставку ценных бумаг, об обработке ведомости обязательств, по клирингу по сделкам, заключенным на фондовой бирже / на внебиржевых торговых системах | 10 лет, статья 370б | ||
09-05 | Месячные отчеты об обработке поручения на поставку ценных бумаг, об обработке ведомости обязательств, по клирингу по сделкам, заключенным на фондовой бирже / на внебиржевых торговых системах | 5 лет, статья 370в | ||
09-06 | Реестры сделок по итогам торгов | 5 лет1, статья 369 | 1После погашения | |
09-07 | Акты приема-передачи наличных ценных бумаг в торговом процессе | 5 лет, статья 337 | ||
09-08 | Ведомости обязательств по сделкам, заключенным на фондовой бирже | 15 лет1 | 1После выполнения обязательств | |
09-09 | Заявки клиентов на покупку / продажу ценных бумаг | 5 лет ЭПК | ||
09-10 | Заявки на возврат денежных средств (юридическое лицо / физическое лицо) | 5 лет | ||
09-11 | Договоры об обслуживании с участниками рынка ценных бумаг | 5 лет1 ЭПК, статья 359 | 1После истечения срока действия договора при условии завершения ревизий | |
09-12 | Договоры о взаимодействии с клиентами | 5 лет1 ЭПК, статья 359 | 1После истечения срока действия договора при условии завершения ревизий | |
09-13 | Поручения на поставку ценных бумаг по сделкам, заключенным на фондовой бирже | 15 лет | ||
09-14 | Поручения на списание / зачисление ценных бумаг по сделкам, заключенным на внебиржевых торговых системах | 15 лет | ||
09-15 | Поручения на поставку ценных бумаг для междепозитарных переводов по сделкам, заключенным на внебиржевых торговых системах | 15 лет | ||
09-16 | Поручения на поставку ценных бумаг для междепозитарных переводов по сделкам, заключенным на фондовой бирже | 15 лет | ||
09-17 | Поручения на разблокировку ценных бумаг после аннулирования сделок | 15 лет | ||
09-18 | Электронные поручения депо депозитарию на блокирование ценных бумаг на торги | 15 лет | ||
09-19 | Электронные реестры сделок по итогам торгов расчетно-клиринговой палате | 15 лет | ||
09-20 | Электронные поручения депо депозитарию на открытие торговых счетов клиентам — покупателям | 5 лет |
_________________________________ | ___________________ | ||
(Ф.И.О., должность сотрудника, ответственного за делопроизводство) | (подпись) | ||
Дата | |||
_____________________________________________________________ | |||
(Ф.И.О., подпись заместителя руководителя, курирующего вопросы делопроизводства) | |||
|
| ||
Протокол ЭК | Протокол ЭПК | ||
|
|
к Положению об учете профессиональным участником рынка ценных бумаг совершаемых им операций и сделок на рынке ценных бумаг, хранении документов по их учету
ИТОГОВАЯ ЗАПИСЬ | |||
о категориях и количестве дел, заведенных в _______ году | |||
___________________________________________________ | |||
(наименование профессионального участника) | |||
Со сроком хранения | Всего | В том числе | |
переходящих | с отметкой «ЭК» | ||
1 | 2 | 3 | 4 |
Постоянно | |||
Временно (свыше 10 лет) | |||
Временно (до 10 лет) | |||
Итого: | |||
| _______________ | ||
(Ф.И.О., должность сотрудника, ответственного за делопроизводство) | (подпись) | ||
Дата | |||
Итоговые сведения переданы в ведомственный архив | |||
_____________________________________ | _______________ | ||
(Ф.И.О., должность сотрудника, передавшего сведения) | (подпись) | ||
Дата |